Opis usługi

Adobe Connect to zintegrowana platforma do organizowania telekonferencji. Dzięki niej możliwe jest prowadzenie spotkań, wygłaszanie referatów oraz organizacja szkoleń. Platforma pozwala na prowadzenie rozmów audio-video, udostępnianie prezentacji i innych dokumentów,  współdzielenie pulpitu oraz organizację krótkich ankiet.  Usługa ta jest dostępna dla wszystkich użytkowników infrastruktury PL-Grid.

Podstawowe informacje

Aby korzystać z platformy Adobe Connect w ramach portalu PLGrid należy:

• aktywować usługę Adobe Connect, w Katalogu Aplikacji
• zainstalować wymagane oprogramowanie.

Platforma jest dostępna pod adresem https://meet.plgrid.pl

Aktywacja usługi

 Adobe Connect należy aktywować w Katalogu Aplikacji. Usługa jest zarządzana jak każda inna usługa. Schemat aktywacji usług opisany jest w: Usługi i aplikacje w PLGrid. Adobe Connect znajduje się na liście: Narzędzie współpracy , które są wyróżnione jako jedna kategoria w Katalogu Aplikacji.

W trakcie aktywacji pojawi się okienko z prośbą o hasło, w którym należy podać hasło użytkownika do Portalu.

Widok lista usług w Katalogu Aplikacji

Wymagane oprogramowanie

• nowoczesna przeglądarka, np. Mozilla Firefox, Apple Safari, Google Chrome, Microsoft Internet Explorer 7, 8, 9, 10
• Adobe® Flash® Player min. wersja 10.3

Oryginalna dokumentacja

Oryginalną dokumentację Adobe Connect (w języku angielskim) można znaleźć pod tym adresem.

Organizacja telekonferencji

Logowanie do platformy Adobe Connect dostępnej pod adresem https://meet.plgrid.pl odbywa się przy pomocy plgloginu oraz hasła do Portalu PLGrid.

Po zalogowaniu się mamy możliwość stworzenia pokoju (zakładka Meetings) oraz dodania materiałów do udostępnienia (zakładka Content). Aby się wylogować należy kliknąć w pole Logout: Imię Nazwisko w prawym górnym rogu.

Założenie pokoju

Organizacja telekonferencji odbywa się poprzez utworzenie wirtualnego pokoju dla spotkania. Aby stworzyć taki pokój należy w zakładce Meetings kliknąć przycisk New Meeting.

Następnie pojawia się formularz, w którym podajemy informacje o naszym spotkaniu. Kolejno:

• Name (nazwa spotkania): tu należy podać unikalną nazwę spotkania. Jest to pole obowiązkowe!
• Custom URL (link do spotkania): dla każdego spotkania tworzy się unikalny link, który następnie możemy podać uczestnikom. Domyślnie link tworzony jest na podstawie nazwy spotkania, ale w tym polu można ustawić własną nazwę, np. skrót. Końcowy link do spotkania ma postać https://meet.plgrid.pl/nazwa.
• Summary (krótki opis spotkania)
• Start Time (początek spotkania): należy wybrać dzień i godzinę
• Duration (czas trwania): należy podać liczbę godzin i minut
• Access (dostęp do spotkania): w tym miejscu możemy określić jakie osoby będą miały dostęp do spotkania. Możliwe są trzy opcje:
  • Only registered users may enter the room (guest access is blocked)
    Tylko osoby, które mogą zalogować się do platformy Adobe Connect będą mogły brać udział w spotkaniu.
  • Only registered users and accepted guests may enter the room
    Dostęp do spotkania mają osoby, które mogą się zalogować do platformy Adobe Connect oraz goście, którzy posiadają adres spotkania (link). W przypadku, gdy gość będzie chciał włączyć się do spotkania gospodarz zostanie o tym poinfromowany i będzie miał możliwość zaakceptowania lub zablokowania dostępu dla tej osoby. 
  • Anyone who has the URL for the meeting can enter the room
    Każdy kto posiada adres spotkania może w nim uczestniczyć. Gospodarz nie jest pytany o pozwolenie. 
• W sekcji Audio Conference Settings należy wybrać opcję Do not include any audio conference with this meeting.

Po wypełnieniu informacji o spotkaniu klikamy przycisk Next i przechodzimy do wyboru uczestników spotkania spośród tych, którzy posiadają konto w platformie Adobe Connect. Po lewej stronie jest lista wszystkich użytkowników platformy zaś po prawej to lista uczestników spotkania. Aby dodać osobę do spotkania klikamy na jego imię i nazwisko, a następnie klikamy na przycisk Add. Usunięcie osoby z listy uczestników spotkania odbywa się w podobny sposób poprzez kliknięcie przycisku Remove na liście uczestników.

Dodatkowo w liście uczestników spotkania możliwe jest przypisanie konkretnych uprawnień danym użytkownikom, które będą mieli w trakcie spotkania. Aby zmienić uprawnienia, klikamy na danego użytkownika i klikamy przycisk Permissions. Do wyboru mamy kolejno (szczegółowy opis poniżej):

• Participant (uczestnik) opcja domyślna,
• Presenter (prezenter),
• Host (gospodarz),
• Denied (zablokowany).

Po zakończeniu wyboru uczestników spotkania klikamy przycisk Next i przechodizmy do strony, na której mamy możliwość wysłania powiadomienia w formie emaila o spotkaniu do uczestników. Jeżeli nie chcemy wysłać powiadomienia wybieramy opcję Do not send invitations. W przeciwnym wypadku wybieramy opcję Send Invitations. Modyfikację wiadomości oraz listy adresatów możemy dokonać poprzez edycję pól:

• To (adresaci),
• Subject (temat),
• Message Body (treść wiadomości).

Ostatecznie aby utworzyć pokój/spotkanie zatwierdzamy ustawienia poprzez kliknięcie przycisku Finish.

Pokój konferencyjny

Domyślnie po wejściu do pokoju nasz mikrofon oraz kamerka są wyłączone. Aby je włączyć należy kliknąć na odpowiednie przyciski w pasku narzędzi. Gdy dane urządzenie jest włączone jego inkonka zmienia kolor na zielony.

W przypadku, gdy osoba zarządzająca pokojem (gospodarz) zablokuje nasz mikrofon, możemy użyć polecenia Raise Hand (podniesienie ręki), które znajdziemy pod menu oznaczonym ludzikiem. Wówczas gospodarz zostanie poinformowany, że chcemy coś powiedzieć i udzieli nam głosu (odblokuje nasz mikrofon).

Uprawnienia uczestników

Participant - uczestnik

Domyślnie, każda osoba wchodząca do pokoju konferencyjnego ma uprawnienia uczestnika, czyli może:

• słuchać i widzieć co się dzieje w trakcie spotkania,
• korzystać z chatu
• zgłosić chęć wypowiedzi - podnieść rękę.

Presenter - prezenter

To uczestnik, który dodatkowo może:

• udostępniać materiały (dokumenty, ekran),
• używać swojego mikrofonu i kamery.

Host - gospodarz

To osoba odpowiedzialna, za zarządzanie pokojem, która dodatkowo może:

• akceptować chęć udziału uczestników zewnętrznych (nie podanych w liście uczestników tworzonej w trakcie konfiguracji spotkania),
• zarządzać układem pokoju,
• udzielać głosu uczestnikom,
• zmieniać uprawnienia innym uczestnikom (np. promować na prezentera).

Dwie ostatnie opcje są osiągalne po kliknięciu na danego użytkownika w liście uczestników i wybraniu stosowanej opcji.

Kolejno:

• Start Private Chat - rozpocznij chat prywatny,
• Enable Microphone - odblokuj mikrofon,
• Enable Video - odblokuj kamerkę,
• Request Screen Share - poproś o udostępnienie pulpitu
• Make Host - zmień status użytkownika na gospodarza
• Make Presenter - zmień status użytkownika na prezentera

Udostępnianie materiałów

Platforma Adobe Connect umożliwia udostępnianie:

• ekranu (Share My Screen),
• prezentacji lub innych dokumentów (Share Document),
• wspólnej tablicy (Share Whiteboard).

Aby udostępnić żądany przez nas element należy kliknąć w menu rozwijalne (strzałka skierowana w dół) i wybrać odpowiednią opcję.

W przypadku udostępniania prezentacji możliwe jest załadowanie m. in. następujących formatów pliku: ppt, pdf, doc, jpg, png i inne. Po wybraniu przycisku Share Document pojawi się okno wyboru dokumentu. Aby załadować plik z naszego komputera należy kliknąć Browse My Computer i wybrać żądany plik.