W sekcji „Pliki” za pomocą przycisku „Wybierz pliki do dodania” należy załączyć wybrane do udostępnienia pliki tworzące zbiór danych (wraz z plikiem readme.txt ). Do RODBUK można przesłać pojedynczy plik o maksymalnej wielkości 1 GB. Przesyłanie większych plików wymaga użycia tokena API.
Uwaga
Aby pliki pozostały skompresowane należy je zapisać w innym rozszerzeniu niż .zip, ponieważ w momencie przesyłania do RODBUK ten format jest automatycznie rozpakowywany. W tej sytuacji może ulec zaburzeniu struktura zapisanych w folderach plików.
Zgodnie z wytycznymi instytucji finansujących badania naukowe, dane badawcze należy zapisywać w formatach otwartych (np. OpenDocument, png, flac, WebM, html, css), powszechnie dostępnych i bezpłatnych z wyjątkiem sytuacji, kiedy konwersja plików z oprogramowania specjalistycznego do otwartego może wpłynąć na jakość danych. Wówczas w dołączonym do danych pliku README należy opisać, jakiego oprogramowania użyć do otwarcia plików z danymi.
Do każdego z dodanych plików można wprowadzić oddzielny opis, dodać znaczniki – tagi (kategorie np. dokumentacja, kod, dane oraz dane tabelaryczne np. geoprzestrzenne, sieciowe) oraz ograniczyć do nich dostęp.
Uwaga
O ograniczeniu dostępu do poszczególnych plików decyduje Deponujący. Po jego stronie są również dodatkowe działania mające na celu weryfikację osoby, która poprosiła o udostępnienie danych.
Zbiory danych można objąć embargiem. W tym celu należy określić datę, od której pliki w zbiorze danych staną się dostępne. Od momentu publikacji takiego zbioru publicznie dostępne są jego metadane. Embargo jest możliwe tylko w przypadku tych zbiorów danych, które nie posiadają opublikowanej wersji. Maksymalny okres embarga w RODBUK wynosi 36 miesięcy.
